思享 | 有时候,你很努力可能只是用错了力

没错,今日体感周三,实则周一,连最平静的蒙娜丽萨也要疯。“最长七天”如此难熬,那么,不如来好好捋一捋你的工作方法吧。真正累人的不是时间,不是工作,而是你没有去思考What Why How。

爱迪生曾说过:“成功的关键在于你要不知疲倦地将体力和脑力应用于同一问题”。让你实现工作效率翻番的法则是很容易解释的,但是这需要你的努力和决心。简单来说就是:从事那些具有更高价值的工作,并把低价值的工作进行委托、推迟、外包或者取消。

你现在首先要做的就是在开始工作之前,要把工作仔细考虑清楚。作为知识工作者的首要责任,你要确定自己将要完成的任务。你对要“做什么”制定得越详细,那么当你开始进行“如何做”和“什么时候做”的时候,你的工作就越有成效。

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关于获得优秀业绩的5个问题

如果你想以最佳状态做事,那么你就要经常问自己5个问题。

我要尽力去做的工作是什么?

在做事之前,你要确定自己理想的奋斗目标或者结果。如果你与他人一起合作,那么你就要确保每一个人在行动之前都清楚他们所希望得到的结果。

我应该如何去做?

你要确定这是最佳的行动方案。还要问问自己是否还有其他的解决方案。你一定要对可能出现的错误情况持开放的态度。仔细思考并分析你的方案,因为这是实现你的目标的最佳途径。

我做了哪些假设?

对于市场、其他人的行动或者表现、关键人物的潜在动机以未来事件可能出现的结果,你有做过任何的假设吗?请记住一点,正如时间管理专家亚历克•麦肯齐(Alec Mackenzie)所写的那样:“大多数的失败都来源于错误的假设。”

如果我的假设是错误的怎么办?

如果你最初坚信是正确的假设最终被证明是错误的,那你该怎么办呢?也许有些正在和你讨价还价的人只是想利用这次机会获得更好的筹码,或者与其他的人进行交易。你一定要对自己寄予厚望的假设经常提出质疑。

如果我的关键性假设是错误的,那么我要采取哪些额外的补救措施呢?

如果这种方法完全失败了,你该怎么办呢?你的补救措施是什么呢?如果没有按照这话总方法去做,你还要重新再做一次吗?你一定要经常地问自己:“我还能用其他的方法达到同样的效果吗?”

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明确目标是关键

明确目标就是一切。为了以最佳状态工作并且让自己的工作效率翻番,你必须先明确自己将要完成的目标,再确认并寻找实现这一目标的最佳途径。你必须广泛吸收新的信息,乐于接受反馈并进行自我修正,如果条件允许,你还要准备放弃当前的工作方法,然后另外寻找一条新的途径。你必须让自己反应得更加迅速。

有一项报告显示,灵活性是21世纪人类生存和发展的最重要的一项个人素质。灵活性需要你具有开放的、愿意尝试并接受新技术和方法的心态。灵活性意味着你要不断进行从零开始的思考。

让自己更具有灵活性的一个途径就是不要受到自我意识的束缚。要让自己从这个困境当中解脱出来。将自己的注意力更多地集中在“什么是正确的”,而不是“谁是正确的”上面。你所面对的唯一一个问题就是:“它会起作用吗?”

在你进行一项特殊行动的时候,无论你遇到什么障碍或者压力,首先后退一步,然后自问:“运用其他方法能够实现这个目标吗?”你要对所有的可能性持开放的态度,即使需要对现行方法全盘否定。

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提高你的工作效率

实现更高工作效率的第1个关键点在于清晰的目标。

为了让一个目标能够有效地指导自己的行为,该目标就必须是具体且可行的、必须是让人可信而又能够实现的、必须是能够进行记载并具有时限性的。你指定的目标越清楚,你所能够做到的工作就越多,完成的时间也就越短。

实现更高工作效率的第2个关键点在于,制订一个清楚且成文的行动计划。

你在制订计划时所花费的每一分钟,都能够让你在实际行动中节省10分钟的时间。

在你开始行动之前,把你的计划或者日常生活中的每一个步骤都列在清单上,并且按照清单上的顺序进行工作。首先对纸面上的计划进行思考,然后再有步骤地进行工作,这样你对自己完成工作的情况就会得到一份生动形象的记录。将自己的行动列成清单并且经常以此作为参考,可以让你的工作效率至少增加25%。

实现更高工作效率的第3个关键点是:对自己清单上的内容进行优化排列。

在你开始工作之前,先对整个计划进行通盘的考虑。你要不断地使用80/20法则,用来确认在清单上那些用20%的行动创造80%价值的行动。在你做其他的工作之前,首先要完成那些排列在前20%的工作。

对任何工作的重要性或者价值做出的评估值之所以非常重要,是因为它代表了你能够完成或者不能够完成这些工作的潜在结果。一项重要的工作或者行动所产生的结果是有重大意义的。毕竟,不重要的工作不会产生多少或者根本不会产生有意义的结果。

为你的老板或者主要客户完成一件重要的任务就是你要优先去做的工作。这是因为如果你不能完成这项任务,后果是非常严重的。与同事一起吃午餐之所以是低价值的工作,是因为不论你做与不做,结果都不重要。

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每天使用ABCDE法则

将工作按照ABCDE的优先顺序进行排列。在你开始工作之前,将ABCDE这些字母标注在你每一项工作的前面。

字母“A”是指那些你必须要做的重要工作。它意味着不论你成功与否,都会产生严重的后果。如果你有很多“A”级的工作要做,那就按照重要程度将它们标注为A-1、A-2、A-3等。

字母“B”是指那些你应该做的工作。因为这些工作的完成与否,会产生不同的后果,但是其重要性略低于“A”级的工作。你一定要先完成“A”级的工作,再去处理“B”级的工作。当你需要处理更重要的工作的时候,就要先把次要的工作放一放。

字母“C”是指那些让人感到愉快,但是结果并不重要的工作。例如,读报纸、与同事一起喝咖啡、给家里打电话问一下晚餐吃什么等。这些工作对你取得事业上的成功来说没有任何意义。当你要处理“B”级工作的时候,就不要着手处理“C”级的工作。

字母“D”是指那些你可以委托给别人处理的工作。对此,我们要遵循的法则是:把那些能够让其他人做的工作全部委托出去,从而拥有更多的时间去做那些只有自己才能处理的少数工作。

现在问问你自己:“如果通过自己的努力能够为公司带来不一样的结果,那么我能干什么呢?又有哪些工作只能由我去做呢?

字母“E”是指那些你完全可以不用去做的工作。因为做与不做的结果都是一样的。有些事情也许在过去对你来说很重要,但是随着时间的推移,你今天就没有必要再去做,因为它对你的事业和未来不会产生任何实际的影响。

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提高工作效率的7个关键点

以下的这7种途径有助于你提高工作效率、绩效和产出。你可以单独使用,也可以将几种方法结合在一起使用。

1.努力工作。

你要全身心地投入工作,不要浪费时间。不要把工作的场所当作与朋友交流感情的社交场所。相反,当你工作的时候,就要低下头努力工作。单靠这一种习惯,你就可以将自己的工作效率翻番。

2.快速工作。

让自己充满紧迫感。不要浪费时间。让自己形成并保持快节奏的工作状态。有意识地培养自己在不同的工作之间进行快速切换。只要你在每件事情上都保持快节奏,那么你就会吃惊地发现自己已完成了很多工作。

3.做更有价值的工作。

请牢记,你花在工作上面的时间与你完场的工作的价值无关,而且也没有你取得的成绩的质量和数量那样重要。你花在高价值工作上面的时间越多,你在单位小时内获得的成果也就越多。

4.做自己擅长的工作。

相对于那些缺少经验的人,当你在做自己非常熟练且经验丰富的工作时,你就可以用更短的时间完成更多的工作。另外,在能让你所做的最重要的工作变得更好的方面下工夫。为了快速地提高你的工作质量和数量,唯一的途径就是出色地完成更多的工作。另外,在能让你所做的最重要的工作变得更好的方面下工夫。为了快速地提高你的工作质量和数量,唯一的途径就是出色地完成别人期望你完成的最重要的工作。

5.同时处理大量的工作。

在同一时间内处理几项类似的工作。其中包括写信、填写所有的支出报告以及准备所有的计划,你要把每一项工作干得更好、更快。你沿着学习曲线移动的速度更快,那么你花在每项工作上面的时间就越少。通过不断地完成几项类似的工作,你在单项工作上所花费的时间就会减少80%。

6.简化你的工作。

这其实很容易做到。将工作的各个部分合并成单独的任务,可以让你节省很多步骤,并将那些低价值的工作彻底消除。

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